Kauffrau oder Kaufmann (w/m/d) - Assistenz der Abteilungsleitung (Elternzeitvertretung)

Das Institut für Bauweisen und Strukturtechnologie entwickelt für ihre Partner ganzheitliche Lösungen für den wirtschaftlichen und nachhaltigen Hochleistungsleichtbau. Diese Mission gründet dazu auf der konsequenten datenzentrierten Verknüpfung digitaler und physischer Lösungen, dem Einbezug der gesamten Prozesskette vom Werkstoff zur automatisierten Produktionstechnologie und der Validierung anhand von erlebbaren Demonstratoren im Full-Scale-Maßstab. Das Institut baut langfristige strukturierte Kooperation mit Partnern aus Wissenschaft und Industrie in In- und Ausland aus.

Um Forschungsergebnisse für die Luftfahrtindustrie nutzbar zu machen, gründete das Institut einen Standort in Augsburg als Zentrum für Leichtbauproduktionstechnologie (ZLP). Das ZLP befasst sich vorwiegend mit der Umsetzung und Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Fertigungstechnologien unter den Aspekten Automatisierung und Serientauglichkeit in der Luftfahrt. Das ZLP wird in Fragen der Technologieentwicklung und der Grundlagenforschung von der Abteilungen in Stuttgart unterstützt   Wenn Sie charakterisiert sind durch eine initiative und verantwortungsvolle Arbeitsweise, wenn Sie charmant mit internationalen Persönlichkeiten aller Hierarchieebenen umgehen können und wenn Sie ein Organisationstalent sind, dann sind Sie bei uns genau richtig.   

Die Aufgabe umfasst im Einzelnen:

• administrative und organisatorische Unterstützung des Abteilungsleiters
• selbstständige Übernahme der allgemeinen Assistenzaufgaben im Tagesgeschäft
• eigenständige Klärung und Verfolgung von Sachvorgängen
• Koordination, Steuerung und Pflege der Termine und Kontakte des Abteilungsleiters
• Vor- und Nachbereitung der Termine einschließlich der Erstellung von Dokumenten wie Protokolle, Zusammenstellen von Ergebnisse und To do-Listen.
• Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen mit bis zu 200 Teilnehmern
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Reisemanagement inklusive der Reisekostenabrechnung
• Recherche und Aufbereitung von Informationen
• Beschaffung, Auswahl und Zusammenstellung der benötigten Daten für die Erstellung von Berichten, Präsentationen bzw. Flyerür für Marketingzwecken aus verschiedenen Quellen (Mitarbeiter, Intranet, Internet, Printmedien, …) nach eigener Einschätzung. Erstellung der Endfassung (elektronische Bild- und/oder Textvorlage und ggf. Druckvorlage); Freigabe der Druckaufträge sowie Kontrolle und Korrektur der gelieferten Drucke Unterstützung bei der Erstellung von Content für die Institutswebsite und die Social Media Kanäle. Schreiben und Redigieren von Texten.
• Projektdokumentation mittels Aufbau rechnergestützter Archivierungs- und Verwaltungssysteme sowie die Durchführung der Dokumentation inkl. Versionskontrolle, Änderungen usw.