Office-Manager (m/w/d) für die Abteilungsleitung - GIZ International Services

Office-Manager (m/w/d) für die Abteilungsleitung - GIZ International Services Job-ID: P0474V054 Einsatzort: Eschborn Einsatzzeitraum: 01.07.2020 - 31.08.2022 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 12.06.2020 Tätigkeitsbereich Neben der deutschen Bundesregierung können auch internationale Institutionen, Regierungen, Stiftungen und weltweit agierende Unternehmen die GIZ beauftragen. Diese Kunden betreut in der GIZ der Geschäftsbereich International Services (GIZ InS). Die Nachfrage nach den Leistungen der GIZ seitens der Partner und Kunden in Entwicklungs- und Transformationsländern, bilateraler und multilateraler Auftraggeber sowie Privatfirmen steigt stetig. GIZ InS stellt die Konzepte und Erfahrungen der deutschen Entwicklungszusammenarbeit auch anderen Kunden gegen Bezahlung zur Verfügung und handelt im Sinne des Leitbildes der nachhaltigen Entwicklung der GIZ. Die Kunden profitieren von 40 Jahren praktischer Erfahrung in der internationalen Zusammenarbeit und von dem Wissen aus über 10.000 Programmen und Projekten. Diese hat die GIZ in mehr als 120 Ländern und in über 100 Fachgebieten erfolgreich realisiert. GIZ InS bietet seinen Kunden hochkompetente und leistungsfähige Teams aus deutschen, internationalen und lokalen Fachleuten. Dank dieses breitgefächerten, jeweils individuell auf die Programme zugeschnittenen Know-how, ist GIZ InS in der Lage, auch hochkomplexe Herausforderungen zu meistern. Zur Unterstützung der Abteilungsleitung Finanzen und Personal suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager (m/w/d) am Standort Eschborn. Ihre Aufgaben Büromanagement der Abteilungsleitung: Organisation des Büroablaufs in der Terminkoordination, der Kalender- und Postfachpflege sowie in der Beschaffung und im Raummanagement Betreuung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen sowie Mitarbeit bei deren Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Unterstützung der Gruppenleitungen Finanzen und Personal in administrativen Angelegenheiten sowie bei der Koordination von übergreifenden Themen Reiseorganisation und -abrechnung Unterstützung im Bereich Wissensmanagement bei der Pflege des Dokumenten-Management-Systems, der Dokumentation sowie Pflege von virtuellen und physischen Ablagen Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen Vertretung des Office Managements der Abteilungsleitung Operations und der Management Assistenz der Bereichsleitung Ihr Profil Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung sowie langjährige Arbeitserfahrung im Bereich Office-Management von Leitungsfunktionen Tiefgreifende Kenntnisse über Struktur und Funktionsweise von GIZ International Services Organisationstalent, hohe Selbstständigkeit und Selbstorganisation verbunden mit vorausschauendem Denken und Handeln Langjährige Erfahrung in der Unterstützung von Management-Teams auf Abteilungsebene Flexibilität, Dienstleistungsorientierung und Ausdauer Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion Ausgeprägte Kommunikationskompetenzen sowie sicheres, verbindliches Auftreten und hervorragende Umgangsformen Teamfähigkeit sowie soziale und interkulturelle Kompetenz Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit IT-Systemen wie z.B. MS Office, IDA und weitere Tools für virtuelle Kommunikation sowie die Bereitschaft, sich in neue Anwendungen einzuarbeiten Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch und/oder Spanisch wünschenswert Hinweise Diese Position kann in Voll- oder Teilzeit zu 80% besetzt werden. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden. Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen. Hier können Sie sich einen Überblick zu unseren Leistungspaketen verschaffen. Unsere Benefits Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen. In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht. Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung. Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket. Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen., In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht., Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung., Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung., Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket. Über uns Wir ermöglichen Perspektiven. Für Menschen und mit Menschen. Unser Auftrag ist international und unsere Arbeitsatmosphäre multikulturell. Wir sind überzeugte Dienstleister und Profis aus Leidenschaft. Auch da, wo es schwierig ist. Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung ist uns ein Anliegen. Ob es die täglichen Herausforderungen in einem unserer rund 130 Partnerländer sind oder die vielfältigen Gestaltungsspielräume in Ihrer Arbeit – es gibt viele Gründe, unser motiviertes Team zu verstärken. Kontakt & Bewerbung Meike Grasmann+49 6196 79-2179