Kauffrau oder Kauffmann für Büromanagement o.ä. (w/m/d) - Assistenz der Abteilung Energiesystemintegration

Projektkontrolle

• Herausarbeiten, Festhalten und Dokumentieren der Projektziele aus Protokollen, Gesprächsnotizen in formularmäßige Form in enger Abstimmung mit dem Projektleiter und Abteilungsleiter
• eigenständiges Erstellen von Zeitplänen und des Projektplans zur Reduzierung von zeitlichen Engpässen und zum wirtschaftlichen Einsatz der Ressourcen in Abstimmung mit dem Projektleiter auf der Basis der Projektphasen
• eigenständiges Erstellen der Ressourcenplanung aufgrund der Vorkalkulation in den einzelnen Projektphasen für den Projektleiter
• Kontrolle der Kosten und des Mittelrückflusses (anhand eines Soll-Ist-Vergleiches)
• Verfolgung der Terminpläne und Anpassung an den tatsächlichen Projektfortgang. Erkennen von zeitlichen Verzügen durch Abgleich mit dem Projektplan und Auswertung der erhaltenen Informationen (z.B. der einzelnen Projektmitarbeiter). Weitergabe der Erkenntnisse an Projektleiter und Abteilungsleiter
• Überwachung und Überprüfung der Personalressourcen aufgrund der Personalzeitnachweise
• Organisation der Projektbesprechungen und von Reviews mit den Auftraggebern (z.B. Organisation und Aufbereitung der relevanten Arbeitsunterlagen)
• eigenständiges Erstellen von projektspezifischen kaufmännischen Auswertungen durch z.B. Soll-Ist-Analyse oder Detailanalysen zu Projektbuchungen
• eigenständiges Zusammenstellen von Projektberichten und Präsentationen
• Erfassen und Verfolgen aller Tätigkeiten und Aktionen im Projekt mit dem Ziel der termingerechten Fertigstellung des Gesamtprojekts.
• Organisation von Projektbesprechungen und Schreiben eines Verlaufsprotokolls sowie Kommunikation der Ergebnisse an die Projektbeteiligten.

Projektdokumentation

• Aufbau eines rechnergestützten Archivierungs- und Verwaltungssystems für die Projektdokumentation mit dem Ziel alle relevanten Projektinformationen zur Verfügung zu haben und eine effektive Projektbearbeitung sicher zu stellen
• Erstellen und Führen von Projektdokumentation (Änderungsdienst, Indexkontrolle, Vergabe von Projektnummern)

Controlling allgemein

• Controlling u.a. über SAP der Grundfinanz-, Drittmittel-, Bau- und Investitionsprojekte sowie der Gemeinkosten der Abteilung. Dies umfasst z.B. die Auswahl sowie Überprüfung der Kontierung, sowie die Erstellung von kaufmännischen Auswertungen und Übersichten
• Analyse, Aufbereitung und Darstellung von kaufmännischen Sachverhalten und Problemstellungen der Abteilung sowie Erarbeitung von konkreten Lösungsansätzen
• Erkennen von administrativen und organisatorischen Problemstellungen der Abteilung sowie Erarbeitung von konkreten Lösungen (Beispiel: z.B. Organisation von einem Ablauf des neuen Verfahrens zur Abgabe, Unterschrift und Weitergabe der Arbeitszeitkarten der Mitarbeiter

Büroorganisation

• Organisation und Abrechnungsvorbereitung aller anfallenden Dienstreisen
• Sachbearbeitung von Personalangelegenheiten wie z.B. Schreiben von Anträgen auf Einstellung, Höhergruppierung und Zulage nach Stichworten