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Assistenz / Office Management (w/m/d)

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Stellenbeschreibung - Assistenz / Office Management (w/m/d)

connecticum Job 1742815


Nicht-wissenschaftliche Tätigkeit
Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur, bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!
Für unser Institut für KI-Sicherheit in Ulm suchen wir eine/n
Assistenz / Office Management (w/m/d)
Das erwartet Sie:
Im Institut für KI-Sicherheit werden KI-bezogene Methoden, Prozesse, Algorithmen, Technologien und System- bzw. Ausführungsumgebungen erforscht und entwickelt. Der Schwerpunkt ist die Gewährleistung von Betriebs- und Angriffssicherheit für KI-basierte Lösungen in ambitionierten Anwendungsklassen. Hier werden also vor allem Technologiefelder betrachtet, die in besonderem Maße sicherheitskritisch sind. Das betrifft Anwendungen in Luft- und Raumfahrt, dem bodengebunden Verkehr, den Bereich der Energie und viele Aspekte der alltagsrelevanten Infrastruktur. Je smarter die Umwelt wird, desto relevanter wird KI-Sicherheit. Nicht zuletzt geht es auch um die Organisation, Speicherung und den Austausch sensibler Daten in mehr und mehr verteilten Dateninfrastrukturen, d.h. um Fragen von Datensouveränität, Transparenz und geteilter Nutzung – und damit um die Grundlagen einer vernetzten Industrie 4.0 und neuer digitaler Dienste.
Sie verfügen über eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation). Als Assistentin bzw. Assistent und Office Manager unterstützen Sie die Leitungsebene bei ihren Aufgaben. Im Einzelnen umfasst Ihr Aufgabengebiet die Schwerpunkte:
  • Koordinations-, Organisations- und Informationsaufgaben
  • Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben
  • Übernahme von Teilaufgaben bei der Administration der Grundlagen- oder Projektförderung
  • Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
Das erwarten wir von Ihnen:
  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte etc.) oder gleichwertig fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägigige Berufserfahrung
  • Langjährige Berufserfahrung in der Organisation, Durchführung und Nachverfolgung von Büro- und Geschäftsprozessen im Managementbereich
  • Erfahrung in der Erstellung von Protokollen
  • Kenntnisse über und Erfahrung in der Organisation von Veranstatlungen und Dienstreisen
  • Kenntnisse zur Anwendung des Bundesreisekostengesetz
  • Kenntnisse über und Erfahrung im Aufbau von Dokumentnenmanagementsystemen
  • Erfahrung in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben
  • Grundkenntnisse zu Aufgaben und Prozessen von grund- oder drittmittelgeförderten Projekten
  • Anwendungsbezogene MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (mind. B1/2 Level)
  • Grundkenntnisse zum Qualitätsmanagement bzw. der Vorgaben zur Dokumentation von Prozessen
  • Kenntnisse der DLR-internen Organisations- und Ablaufstrukturen
Unser Angebot:
Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.
Weitere Angaben:
Eintrittsdatum: 01.06.2024
Dauer: zunächst 2 Jahre mit Möglichkeit zur Verlängerung und ggf. Entfristung
Beschäftigungsgrad: Vollzeit (Teilzeit möglich)
Vergütung: Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe E08 TV EntgO Bund.
Kennziffer: 92860
Kontakt:
Sonja Eikenberg Institut für KI-Sicherheit
Tel.: 02203 601 2411

Informationen zur Bewerbung
Stellenangebot:

Assistenz / Office Management (w/m/d)

Jobkennzeichen:
Connecticum Job 1742815
Bereiche:
Wirtschaftswissenschaften: allg. Wirtschaftswissenschaften

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